• 1. Назначение сервиса

    Типовой бумажный (хозяйственный, бухгалтерский) документооборот между предприятиями, при обмене двусторонними документами, состоит из нескольких стадий. Исходный документ порождается в некой корпоративной системе учета (например, 1С, CRM, ERP и т.п.) организации, инициирующей обмен документами (первой организации) и распечатывается на бумаге, как правило, в двух экземплярах. Собственно, с этого момента и начинается документооборот: cобираются согласующие визы, после чего документ подписывается уполномоченными лицами первой организации и два его экземпляра по почте отправляются контрагенту, где один экземпляр визируется у соответствующих согласующих лиц, после чего оба экземпляра подписываются Уполномоченными лицами контрагента и один из экземпляров, также по почте, возвращается обратно первой организации. В дальнейшем обе организации обеспечивают учет и хранение своих экземпляров документа.

    Для односторонних документов стадии документооборота аналогичны, но заканчиваются на этапе пересылки документа контрагенту.
    Сервис eSign-PRO призван заменить вышеописанный бумажный документооборот между организациями на электронный с использованием электронной (цифровой) подписи (ЭЦП). Фактически, сервис реализует последовательное движение электронных документов по заданным цепочкам подписантов каждой из организаций, что позволяет обеспечить значительную экономию времени и затрат по сравнению с аналогичным бумажным документооборотом. Сервис начинает работать с момента регистрации электронного документа (ЭД), представленного в виде файла произвольного формата и заканчивается помещением, подписанных ЭЦП документов в электронном виде, в архив. Сервис предполагает, что текст документа всеми согласован, а он сам требует лишь подписания и сохранения в архиве.

    2. Техническое решение

    Оператором электронного документооборота является компания Сигнал-КОМ. Сервис построен в виде Web-портала на котором организации имеют свои документарные разделы. Дополнительно, доступ к порталу может быть обеспечен из программы 1С через модуль - eSignIntegration_1C.  Каждый сотрудник, имеющий право подписи документов в организации (подписант), в свою очередь, имеет личный кабинет с папками, в которых, в зависимости от стадии прохождения, появляется очередной ЭД для проведения над ним соответствующей операции. В личных кабинетах  подписанта отражаются только те документы, которые имеют отношение к его организации и в документообороте которых он задействован. После сбора всех подписей под документом он доступен для ознакомления из Архива.

    Для выполнения криптографических операций на рабочих местах подписантов используется криптоплагин со встроенным сертифицированным СКЗИ «Крипто-КОМ 3.2» (сертификаты ФСБ России СФ/114-1551, СФ/114-1552, СФ/124-1153, СФ/124-1554 от 07.11.2011 г.). Криптоплагин устанавливается на рабочее место при первом доступе (или обращении) к порталу. Поддерживаемые браузеры: Internet Explorer версии 8 и выше, Firefox версии 3.6.13 и выше, Cromium или Google Chrome версии 9.0.597 и выше (Windows, Linux, Mac OS X). Дополнительно в сервисе использована технология штампов времени, позволяющая обеспечить проверку валидности сертификата ЭЦП на момент подписания электронного документа, что обеспечивает возможность кратковременного (до 5 лет) архивного хранения документов.
    Более подробно с работой сервиса можно познакомиться в Демо-режиме.

    3. Регистрация в сервисе

    Каждая организация при регистрации предоставляет Администратору сервиса перечень своих, уполномоченных для подписания документов, лиц с указанием их должностей и e-mail. Для подписания документов с помощью ЭЦП каждому из этих лиц в Удостоверяющем Центре e-Notary необходимо получить  клиентский сертификат квалифицированной подписи и, кроме этого, каждая организация предоставляет Администратору сервиса список контрагентов, с которыми планируется обмен электронными документами.

    4. Объекты сервиса

    Объектами сервиса являются ЭД, представленные в виде файлов произвольного формата.

    Каждому ЭД в сервисе соответствует электронная карточка, включающая поля:

    1. тип ЭД (акт, договор, счет и т.п.);
    2. дата создания;
    3. номер документа;
    4. ссылка на файл документа;
    5. перечень подписантов документа данной организации;
    6. организация контрагента;
    7. ответственный исполнитель контрагента;
    8. перечень подписантов документа со стороны контрагента;
    9. существующие ЭЦП под документом и результат их проверки;
    10. связанные документы;
    11. комментарии к документу.

    5. Субъекты сервиса и их роли

    Субъектами сервиса являются сотрудники организаций, зарегистрированные в сервисе, каждый из которых может выполнять роли ответственного исполнителя организации и/или подписанта электронного документа.

    Роль ответственного исполнителя предполагает регистрацию документов в сервисе путем заполнения полей карточек (см. выше), а также координацию действий между сотрудниками организациии и (при необходимости) ответственным исполнителем контрагента в случае нештатных ситуаций, например, отказа от подписания документа подписантом, указанным в карточке документа и/или сбоях сервиса при осуществлении электронного документооборота.
    Роль подписантов документа - подписание либо отказ от подписания ЭД.

    6. Подписание и проверка подписи

    Подписание и проверка подписи под документами осуществляется локально на рабочих станциях уполномоченных лиц при помощи вышеупомянутого криптоплагина.

    7. Проверка подписи под документом

    При проверке подписей под документом файл документа вместе с отсоединенными подписями и штампами времени скачивается на рабочую станцию уполномоченного лица. На стороне клиента подписи проверяются, определяются времена их изготовления и формируется запрос на LDAP-сервер УЦ e-Notary для проверки валидности сертификатов на моменты подписания. Получив запрос, LDAP-сервер находит у себя в базе сертификаты подписантов и проверяет список отозванных сертификатов на момент подписания. Если сертификаты, с помощью которых проверяются ЭЦП, находятся в списке отозванных сертификатов, то подпись не подтверждается.

    8. Хранение документов в Архиве

    После подписания документа всеми уполномоченными лицами двух организаций он автоматически попадает в Архив Сервиса откуда становится доступным для просмотра, проверки подписей и распечатки на бумажном носителе. Каждая организация имеет доступ только к своему Архиву, где содержатся ее документы.

    Сервис имеет развитую систему поиска документов в архиве.

    9. Взаимодействие с третьей (проверяющей) стороной

    Использование технологий электронной (цифровой) подписи в различных сферах межкорпоративного электронного документооборота, включая обмен первичными бухгалтерскими документами и счетами фактуры предусмотрен российским законодательством, а порядок их предъявления третьей (проверяющей) стороне приводится в разъясняющих документах, приведенных на нашем сайте. В частности, при отсутствии у проверяющей стороны технической возможности проверки подписи под запрашиваемым электронным документом (например, в случае несовпадения используемых форматов ЭД с рекомендуемыми), можно просто распечатать этот документ на бумажном носителе из Архива сервиса, поставить штамп о его подписании квалифицированной ЭЦП и подписать у уполномоченного лица своей организации.